Politique de confidentialité

Pour les personnes physiques, les informations personnelles comprennent des détails tels que votre nom, les coordonnées (adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, etc.); les informations figurant sur un document d’identité acceptable (permis de conduire, passeport, etc.) telles que la date de naissance, l’âge et la signature; l’état civil, les données financières, l’historique de l’emploi, l’historique des transactions, le numéro d’assurance sociale (numéro de sécurité sociale pour les citoyens américains, ou autre numéro d’identification fiscale pour les compagnies ou les personnes morales d’une autre juridiction), les raisons pour lesquelles vous faites affaire avec nous, la langue et les préférences en matière de communication. En outre, il s’agit d’informations sur vos opérations, y compris l’historique des transactions, les interactions avec votre compte, vos préférences en matière d’investissement, vos objectifs financiers, votre tolérance au risque et vos antécédents en matière de crédit. Le cas échéant, nous pouvons également vous demander des informations personnelles sur votre conjoint/partenaire, telles que son nom, ses coordonnées professionnelles et sa situation financière, ainsi que des informations sur les bénéficiaires de votre compte et, le cas échéant, sur votre/vos personne(s)-ressource de confiance.

Pour les entreprises, les informations privées englobent les données susmentionnées, ainsi que les numéros d’identification fiscale, les noms des dirigeants et des administrateurs, les informations sur les bénéficiaires effectifs, la structure de la propriété, les informations sur les actionnaires, les données financières et la juridiction d’incorporation.

En plus de la collecte des données susmentionnées, Dorchester conserve des dossiers internes relatifs à l’historique des communications avec chaque client, qu’elles soient écrites ou verbales. Ces notes aident nos gestionnaires de portefeuille à mieux comprendre vos besoins d’investissement et à vous aider à atteindre vos objectifs financiers.

Dorchester recueille vos informations personnelles lors de vos communications ou interactions avec nous, ainsi que lorsque vous fournissez des mises à jour des détails de votre compte. Cette collecte a pour but d’établir et de gérer votre/vos compte(s) et s’aligne sur les règles de connaissance du client (KYC) de notre secteur. Les informations personnelles obtenues seront utilisées pour mieux comprendre vos besoins financiers et pour garantir le respect des mandats légaux imposés par les autorités de régulation.

Nous pouvons également recueillir vos informations indirectement auprès d’autres sources énumérées ci-dessous (dans les cas où cela est nécessaire, nous veillerons à obtenir votre consentement):

• Autres personnes associées à vos produits et services;
• Courtiers, négociants ou autres parties prenantes dans le domaine des valeurs mobilières ou dans des domaines connexes;
• Agences d’évaluation du crédit;
• Sources ou dossiers accessibles au public;
• Organismes de réglementation et d’autoréglementation;
• Fiduciaires;
• Contenu généré par le biais de notre site web et de nos plateformes de médias sociaux.

Si vous nous fournissez des informations sur une autre personne, nous supposerons que vous possédez l’autorisation requise pour le faire et que vous avez obtenu le consentement de cette personne pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces informations aux fins énoncées dans la présente politique.

Note : Notre collecte d’informations se limite aux éléments essentiels exigés par la réglementation sur les valeurs mobilières et à ce qui est jugé indispensable pour nous permettre de vous offrir un service efficace.

Nous utilisons vos informations pour :

• Vérifier votre identité, mettre à jour vos informations et en vérifier l’exactitude;
• Évaluer votre situation financière et votre solvabilité;
• Évaluer votre éligibilité aux produits et services ou s’assurer que les conseils, produits et services que nous offrons ou que vous obtenez vous conviennent;
• Établir votre profil d’investisseur, vos besoins et objectifs financiers ainsi que vos stratégies d’investissement;
• Établir, gérer, administrer et fournir les produits et services qui vous conviennent;
• Effectuer des recherches et des analyses de données pour générer des statistiques, améliorer nos produits et services en analysant les informations collectées;
• Personnaliser votre expérience client, mieux vous connaître et comprendre vos besoins, vous fournir de meilleurs conseils sur la base de l’analyse de vos besoins et préférences;
• Poursuivre nos activités et nos opérations;
• Prévenir, détecter et contrôler la fraude, ainsi que toute activité non autorisée ou illégale (blanchiment d’argent, cybermenaces, etc.);
• Gérer les risques, y compris les risques de crédit et les risques commerciaux, et se conformer aux lois et réglementations applicables;
• Communiquer avec vous en utilisant les coordonnées que vous avez fournies (par courrier, courriel, SMS, appels téléphoniques, médias sociaux);
• Utiliser et divulguer des informations spécifiques lorsque nous sommes légalement tenus et autorisés à le faire.

Dorchester s’engage à protéger les informations personnelles de ses clients et a mis en place les mesures de sécurité nécessaires à la protection des données. La plupart de vos informations personnelles sont contenues dans les documents d’ouverture de votre compte. Des copies numériques de ces documents, ainsi que d’autres documents contenant des données personnelles, peuvent être stockées sur le serveur de Dorchester ou sur des serveurs en nuage.

Au sein de notre système informatique, nous déployons des firewalls, des mots de passe cryptés, des logiciels antivirus, des logiciels de détection d’intrusion, le cryptage des fichiers, des mécanismes de double authentification et d’autres mesures appropriées pour assurer la sécurité de vos informations personnelles.

Dorchester renforce son infrastructure en contrôlant l’accès à ses locaux et en sécurisant l’emplacement de ses équipements. À l’interne, l’accès à vos informations personnelles est accordé à nos employés sur la base du principe strict de « besoin de savoir ». Cela signifie que seuls les employés qui ont besoin de vos informations pour s’acquitter de leurs responsabilités y ont accès.

Afin de gérer efficacement votre compte et de remplir les obligations réglementaires et légales, Dorchester peut avoir besoin de conserver les informations relatives à vous et à votre compte pendant une certaine période. Les informations personnelles seront éliminées de manière sûre et sécurisée une fois que nous aurons estimé qu’elles ne sont plus nécessaires. Vos informations peuvent être conservées au-delà de votre statut de client, dans la mesure où il est légalement nécessaire de conserver des données suffisantes pour traiter toute question susceptible de se poser ultérieurement.

→ Droit de refuser ou de retirer votre consentement à fournir vos informations personnelles

Vos informations personnelles vous appartiennent. Sous réserve d’exigences légales, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles. Vous pouvez à tout moment refuser ou retirer votre consentement à l’utilisation de vos informations personnelles en nous contactant par l’intermédiaire de votre gestionnaire de portefeuille, et nous répondrons rapidement à votre demande.

Toutefois, certains types d’informations sont essentiels pour que nous puissions vous fournir des services spécifiques. Si vous choisissez de ne pas partager vos informations personnelles, il pourrait être difficile, voire impossible, d’établir ou de maintenir une relation d’affaires avec vous ou de vous fournir certains de nos services.

Si vous retirez votre consentement, vous continuerez à recevoir les relevés de compte et les communications prévues par la loi. En outre, vous pouvez vous attendre à des communications verbales ou en personne sur nos services de la part de votre gestionnaire de portefeuille attitré, qui a la responsabilité de vous conseiller et de vous fournir des informations essentielles en cas de besoin.

Vous pouvez également continuer à trouver des informations sur notre société et nos services sur notre site web ou sur les plateformes de médias sociaux. Cependant, ces informations n’auront pas été ciblées sur la base de l’utilisation de vos coordonnées, mais découleront plutôt de votre accord pour l’utilisation de cookies et de technologies en ligne comparables sur des sites web spécifiques.

→ Droit de refuser le partage de vos informations personnelles avec des tiers

Les informations obtenues lorsque vous faites appel à nos services ne sont pas communiquées à des tiers ou à d’autres prestataires de services qu’avec votre consentement, à moins que nous ne soyons contraints de les divulguer en raison d’exigences légales, d’une décision de justice, d’obligations réglementaires, d’un syndic successeur ou lors d’une vente ou d’une réorganisation de l’entreprise. Dans de telles circonstances, notre approche consiste à ne divulguer des informations que dans la mesure où nous sommes légalement tenus de le faire.

Nous pouvons partager vos informations avec :

• Votre fiduciaire ou différents courtiers, à des fins de conformité et pour faciliter la gestion continue de votre (vos) compte(s);
• Une partie agissant en votre nom ou à votre demande (par exemple, une personne disposant d’une procuration ou d’un mandat spécial de votre part ou une personne-ressource de confiance dûment autorisée);
• Une personne détenant un compte joint avec vous ou impliquée d’une autre manière dans votre association commerciale avec nous;
• D’autres tiers, dans les cas où nous sommes tenus de divulguer vos informations personnelles dans le cadre d’une procédure judiciaire;
• Une autorité réglementaire ou gouvernementale ou un organisme d’autorégulation, sur demande;
• Une personne autorisée par la loi à accéder à ces informations;
• Les prestataires de services que nous pouvons employer pour exécuter des fonctions spécifiques telles que la production d’évaluations de portefeuilles et le maintien d’une base de données précise sur les clients et les transactions.

Vous conservez le droit de refuser ou de révoquer votre consentement au partage de vos informations personnelles avec nos tiers à tout moment. Toutefois, il est important de savoir que le fait d’opter pour le partage de vos informations personnelles contribue à améliorer notre interaction et notre association avec vous, ce qui nous permet, entre autres :

• de mieux vous server;
• d’avoir une vue complète de tous les produits que vous détenez auprès de votre fiduciaire ou courtier;
• d’analyser votre situation financière afin de vérifier votre éligibilité à certains produits et services mieux adaptés à vos besoins d’investissement.

→ Droit d’accès à vos informations

Vous avez la possibilité de demander l’accès aux informations que nous détenons à votre sujet, sauf dans les cas où des restrictions légales s’appliquent. Pour consulter les informations que nous détenons, veuillez nous contacter par téléphone ou en discuter avec votre gestionnaire de portefeuille. Nous traiterons rapidement votre demande dans les délais prescrits par la loi.

→ Droit à la rectification des données

Vous pouvez et êtes encouragé à rectifier toute information inexacte que nous possédons à votre sujet. Garantir l’exactitude et l’exhaustivité de vos informations est essentiel pour fournir un service de haute qualité. À cet égard, nous comptons sur votre coopération pour nous aider à maintenir l’intégrité des données que nous conservons en nous informant rapidement de tout changement. Pour apporter une correction, veuillez nous contacter par téléphone ou en discuter avec votre gestionnaire de portefeuille.